Hoe zorg je ervoor dat een groot contract met meerdere stakeholders toch beheerst wordt gerealiseerd? Dat het proces soepel verloopt en de werkzaamheden worden uitgevoerd zoals gepland? Cees Lindenberg, adviseur bij KMG & partners, deelt zijn ervaringen vanuit het project A15 Maasvlakte – Vaanplein.
Nieuwe Botlekbrug
Voor dit grootste DBFM contract van Nederland is in opdracht van Rijkswaterstaat de A15 tussen de Maasvlakte en het Vaanplein verbreed. Onderdeel van dit project was de realisatie van de Nieuwe Botlekbrug, waarbij ook een nieuwe spoorbruginstallatie op de brug is gebouwd.
Over de Oude Maas, in het Rotterdamse havengebied, ligt sinds 1955 de Botlekbrug. Deze brug is in eigendom van Rijkswaterstaat en is van cruciaal belang voor het Rotterdamse havengebied. Scheepvaart-, vracht- en personenverkeer maken elke dag gebruik van deze brug. Omdat de oude Botlekbrug met haar lage doorvaarthoogte een knelpunt vormde voor het scheepvaartverkeer, is in 2015 in opdracht van Rijkswaterstaat door de combinatie A-Lanes A15 een nieuwe brug gebouwd. Hiermee ontstond met een drie keer zo brede en 14 meter hoge brug één van de grootste hefbruggen ter wereld.
Lessen vanuit contractmanagement
Nu de spoorbruginstallatie is gebouwd, dient er een periode van Beheer en Onderhoud (B&O) worden overeengekomen tussen Rijkswaterstaat als eigenaar van de brug en opdrachtgever van A-Lanes en ProRail als eigenaar van de Spoorbruginstallatie. Welke stappen zijn doorlopen om dit complexe geheel goed vorm te geven? Drie best practices uit het project Nieuwe Botlekbrug:
- Heldere samenwerkingsovereenkomst RWS en ProRail
De basis voor deze samenwerking ligt in een goede samenwerkingovereenkomst tussen Rijkswaterstaat en ProRail. Hierin wordt afgesproken dat het B&O in opdracht van ProRail door Rijkswaterstaat uitgevoerd gaat worden, met een duidelijke demarcatie welke assets van wie zijn. Dit is belangrijk, want Rijkswaterstaat is namens ProRail de opdrachtgever van de combinatie A-Lanes A15. In dit proces merk je dat partijen naar elkaar toegroeien en het enthousiasme delen van het op professionele wijze invulling willen geven aan dit contract. - Een kwalitatief goed contract
Om dit contract goed te kunnen beheersen in de exploitatiefase, is het van groot belang dat het kwalitatief goed in elkaar zit. Tijdens de contractvorming is daarom in het inkoopproces de inbreng van contractmanagementkennis geborgd. Dit betekent dat er op dat moment voldoende aandacht is voor bijvoorbeeld de goede vertaling van de contract-doelstellingen naar de contractprestaties. Maar ook voor de consequenties bij het eventueel niet voldoen aan die prestaties. Bij dit onderhoudscontract is de hoofddoelstelling de beschikbaarheid van de brug conform de bestaande DBFM overeenkomst en parallel hieraan de beschikbaarheid van het spoor voor ProRail. Het onderhoud aan de brug mag in dit geval géén invloed hebben op beschikbaarheid van het spoor voor treinverkeer. Dat vraagt enerzijds tot op het kleinste niveau onderhandelen over de wijze waarop de wederzijdse eisen kunnen worden geborgd (de synergie zoeken tussen de eisen van beide contracten) en anderzijds het bepalen van consequenties als hier niet aan wordt voldaan. En dit alles vervolgens vastleggen in de B&O overeenkomst. - Gestroomlijnd VTW-proces
Tot slot is een gestroomlijnd VTW-proces van groot belang. Op het moment dat issues gingen spelen, was het voor Rijkswaterstaat van belang om goede afspraken te maken met zowel A-Lanes A15 als ProRail en goed te communiceren met interne en externe stakeholders. In dit verband is een mooi leermoment, dat er een BTW-advies moet worden aangevraagd bij de Belastingdienst, om te voorkomen dat er twee keer sprake is van een BTW-afdracht.
Eind goed, al goed
Om met de verschillende partijen tot een goed resultaat te komen, is veel afstemmen noodzakelijk. Als de treinen – zoals gepland – vanaf deze zomer dag in dag uit gebruik maken van de Nieuwe Botlekbrug is deze klus echter weer geklaard en is het Beheer & Onderhoud van de spoorbruginstallatie voor de komende jaren goed geborgd!
